A importância de um bom fornecedor
Qualquer companhia busca uma rede de parceiros que ofereçam uma troca justa entre produtos e serviços. Criar contatos relevantes é uma parte estratégica para os negócios de qualquer organização, pois ela reflete diretamente na produção, qualidade, quantidade de orçamentos da empresa.
Para o bom funcionamento de um evento, é essencial selecionar, avaliar e homologar criteriosamente o portfolio e recomendações de outros clientes empresas antes de contratar serviços e estabelecer relações.
A colaboração entre corporações de cadeias de fornecimento deve ser cultivada e é a chave para uma convivência duradoura e ainda pode ser ponte para novos patrocinadores e clientes . Em momentos de crises financeiras, por exemplo, um mailing fiel de parceiros vale ouro.
No caso do mercado de eventos, especificamente, a troca de produtos e serviços é uma constante. A relação ganha-ganha do nicho demanda comprometimento, confiança e excelência de ambas as partes envolvidas, caso o contrário os dois lados saem prejudicados de uma forma ou de outra.
Em busca do fornecedor perfeito
Uma das grandes dúvidas de muitos organizadores de eventos e clientes em geral é onde encontrar empresas com expertise para atenderem sua demanda de certos serviços com a consciência tranquila. Nesse momento, o departamento de compras deve contar com um leque de fornecedores de confiança.
O processo de escolha é complexo e varia muito de acordo com o segmento e demanda de cada briefing, características tanto do serviço quanto do produto e suas exigências vão influenciar diretamente no processo.
Desde cotação de valores à seleção de fornecedores, a escolha deve levar em consideração três principais fatores: qualidade, preço e serviço. Para tanto, é preciso ter critérios eficientes de avaliação.
Habilidade técnica, confiabilidade, suporte técnico e localização são itens a serem considerados. “É necessário conhecer a empresa parceira, e avaliar se a mesma tem valores parecidos com o nosso. Muitas vezes a empresa tem o melhor preço, mas as condições de trabalho e valores são totalmente diferentes. Outro ponto importante a ser considerado, é verificar se o parceiro tem possibilidade de manter essa parceria por determinado tempo, seja no quesito preço ou estoque”, afirma Amanda Ferreira do setor de compras da Santher.
“Garantirmos a entrega com excelência e DNA da agência, dentro do escopo criado/planejado. Na Aktuellmix tratamos os fornecedores como parceiros estratégicos, são relações de longo prazo”, explica Liliane Castro da Aktuellmix.
“Benchmarking com colegas do setor é a forma mais eficaz de alcançar um fornecedor que atenda à demanda sem nos decepcionar”, conta Daniela Montanheiro da Benteler Automotive. “Acredito ser primordial considerar tempo de atuação no mercado, portfólio de clientes e especialidade do fornecedor”.
“Tudo começa pela confiança e transparência. Depois passamos para quesitos técnicos como: histórico de jobs realizados, clientes atendidos, estrutura e musculatura financeira”, diz Liliane.
O desafio do setor de compras é conseguir todos os pré-requisitos em uma mesma empresa, traçar quais e quantos fornecedores irão trabalhar e ainda considerar possíveis vantagens e desvantagens de cada modelo de contratação.
Há alguns anos essa era uma atividade secundária das organizações. Entretanto, o cenário corporativo passou por muitas mudanças que fazem dessas parcerias ações estratégicas em grandes ou médias proporções. Essa transformação aconteceu porque as companhias perceberam que, com o gerenciamento adequado dos fornecedores, seus serviços contam com os melhores produtos do mercado, além de estipularem uma melhor relação entre custo e benefício.
Devemos ressaltar a importância dessa cadeia com a finalidade de gerir diferentes fluxos e relações de empresas, almejando alcançar com maior facilidade os objetivos e metas estabelecidos pela gestão.
Os principais fatores colaboradores para a adoção de busca e gerenciamento de fornecedores foram: aumento de valor agregado de produtos, serviços e matérias-primas, importação de produtos, competitividade de preços, avanços tecnológicos e a diminuição do ciclo de vida útil dos produtos.
Dessa forma, o objetivo é fazer com que a empresa compradora trabalhe em parceria com a fornecedora, atuando em múltiplas etapas do processo, desde a entrega até a pós-venda.
Avaliação de custo-benefício
Por mais indicações que uma empresa possua, o grande critério de avaliação é a entrega. Procurar o menor preço nem sempre é um bom filtro e pode resultar em prejuízos que não valem a economia.
“Qualidade do material a ser entregue, no caso de produtos, sempre pedir amostras para verificar se atende às expectativas de acordo com o cliente final. Já para serviços, a satisfação de outros clientes que já tenham trabalhado com o mesmo fornecedor. Muitas vezes o barato sai caro se não seguirmos esses critérios”, pontua Daniela Montanheiro.
“A melhor forma é a qualidade na entrega. Mas temos alguns KPI’s que usamos além da entrega: avaliar o prazo de resposta do briefing – como o fornecedor respondeu a solicitação, como foi a participação dele no processo de criação (ele contribuiu com ideias e sugestões?), a entrega do job – foi rápida e de boa qualidade? foi dentro do prazo estabelecido? O custo cobrado pelo serviço – foi um valor justo? foi acima do mercado? Qual a percepção causada no preço x a entrega feita”, conta Liliane Castro.
“Deve-se verificar o volume do ano anterior e aplicar às propostas dos fornecedores, avaliando o custo-benefício analiticamente. Entretanto, só sabemos se de fato o custo-benefício será alcançado quando fazemos um teste em um determinado período”, explica Amanda Ferreira.
Más parcerias, más consequências
No contexto competitivo atual, vivenciado por todas as empresas, o desenvolvimento de diferenciais são necessários e qualquer deslize pode colocar tudo a perder. Para sobreviver em um mercado de constantes mudanças, ter em quem se apoiar é fundamental. Porém nem tudo são flores e, muitas vezes, o tiro sai pela culatra.
Para os organizadores de eventos, um job frustrado pode resultar na falta de comida, bebida, segurança entre outros prejuízos. “Primeiramente a falta de atendimento comprometendo a produto/serviço fim é uma das piores consequências. Além disso uma parceria não bem estruturada, pode acarretar insatisfação para companhia, preços elevados devido a urgência de escolha de outro fornecedor e até processos jurídicos”, pontua Amanda.
“Se escolhemos mal, temos um reflexo direto na entrega do produto ou serviço ao nosso cliente final, o que reflete diretamente na reputação do departamento (no caso de clientes internos) ou da empresa (no caso de clientes externos)”, explica Daniela.
“A escolha de um mal fornecedor traz grandes problemas para a agência e ao cliente. As consequências podem ser infinitas, mas nada é pior do que perder a confiança do cliente”, afirma Liliane.
“Optamos por um fornecedor de cestas natalinas, simplesmente pelo preço. Ao final, tivemos atraso na entrega, não cumprimento dos itens comprados (escolhemos uma coisa e recebemos outra), além do péssimo atendimento pós-venda. Nunca mais voltaremos a fechar negócio com ele”, conta Daniela.
“Até hoje não tivemos nada grave, pois nosso processo de escolha de um fornecedor é bem rigoroso. Mas já tivemos pequenos erros de escolha, mas que conseguimos reverter com agilidade”, diz Liliane.
Parcerias colaborativas
Se anteriormente a relação entre comprador-fornecedor era considerada uma transação de negócios com caráter rígido, formal e pontual, hoje ela está assumindo formas mais colaborativas. Mesmo sendo uma prática pouco adotada por empresas brasileiras, algumas startups vêm apostando nesse tipo de aliança.
Como podemos esperar que as cadeias de fornecedores se comportem de maneira colaborativa quando os acordos comerciais passam a mensagem contrária? Princípios colaborativos requerem gerenciamento e compartilhamento de alto risco, incentivos e pagamentos justos.
Não basta exigir um serviço eficiente da parte dos fornecedores quando a liderança dentro das empresas não é compatível. Alianças comerciais são conexões estabelecidas entre empresas independentes que evoluem progressivamente de acordo com as possibilidades alcançadas.
Gestores necessitam de mais do que apenas habilidades específicas do dia a dia. Parcerias exigem muitas vezes flexibilidade e abertura para entender as demandas particulares e olhar além das fronteiras comerciais de cada um.
Para isso, é necessário colaboração interna de diversos departamentos das empresas, levar em consideração a cultura de cada uma, suas questões organizacionais e humanas. Membros da alta gestão, profissionais de recursos humanos, todos precisam estar envolvidos no processo.
A colaboração faz os compradores aumentarem a porcentagem de compras de um fornecedor, desde que seja uma relação ganha-ganha de confiança e vantagem mútua.
Outra maneira de estabelecer relacionamentos colaborativos entre compradores e fornecedores é investir na redução de custos operacionais e focar em inovações tanto de produtos quanto de processos.
Em um futuro não muito distante, os clientes passarão a enxergar além do logo das empresas no cartão de visitas. As pessoas levarão em conta também as companhias que vêm junto com elas, dando suporte nos momentos de dificuldade e estabelecendo parcerias vantajosas.
Conheça os objetivos da empresaOs profissionais precisam estar alinhados aos objetivos organizacionais. A partir disso, um planejamento poderá ser traçado pela gestão criando metas viáveis.
OrganizaçãoTodos os setores precisam ter processos bem definidos que envolvem desde a seleção de colaboradores até os produtos a serem adquiridos.
Bons relacionamentosAqui as negociações devem ser baseadas no ganha-ganha, ou seja, vantajosas para ambas as partes. Manter um bom relacionamento é, consequentemente, conseguir os melhores produtos resultando em vantagens sobre a concorrência.
Entenda custos e valoresÉ importante conhecer os processos dos produtos envolvidos para, dessa forma, entender os custos e valores cobrados. Assim, o comprador pode escolher com mais facilidade o melhor custo-benefício.
Entenda custos e valoresSe uma parceria foi estabelecida, ela deve ser mantida como tal. É importante haver uma relação de confiança, confidencialidade e segurança para assegurar que as necessidades do comprador serão atendidas.
Previna-se contra imprevistos e exceçõesImprevistos e exceções podem acontecer, mas nem sempre. Planejar junto ao fornecedor evita prejuízos e reduz o número de situações emergenciais.
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