Planejar e organizar

Planejar segundo o dicionário significa ‘criar ou elaborar um projeto’. É mais do que isso, é definir antecipadamente um conjunto de ações ou intenções, o que acaba se revelando essencial para qualquer empresa, e muito mais para aquelas que atuam no segmento de eventos. Afinal, são inúmeros eventos corporativos, congressos e feiras realizados todos os anos no Brasil. Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Eventos (Abeoc) em parceria com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), em 2016, o país recebeu 650 mil eventos com um total de 230 milhões de participantes e R$ 240 bilhões em receitas. A estimativa é de que a indústria dos eventos gere cerca de 7,5 milhões de empregos direta e indiretamente.

Fazer um planejamento acertado é uma maneira de se proteger de imprevistos, e eles acontecem, quando você planeja você está preparado para lidar com os percalços. É o que pensa o presidente da Associação de Marketing Promocional (Ampro) e diretor da Agência Etna, Wilson Ferreira Junior. “Quando você é organizado e faz o planejamento corretamente de um evento e é surpreendido com alguma questão, existe toda a condição e tranquilidade de lidar com um problema de última hora. Agora se você está numa situação que já é fruto de falta de planejar, quando tudo é feito de uma hora para outra não há disponibilidade para poder errar no meio do processo”.

Wilson foi o moderador de um dos painéis do 2º Congresso MICE Brasil chamado ”Távola Redonda: Eventos Corporativos”. O evento contou com a participação de grandes nomes do mercado como o CEO da Playcorp, Fernando Elimelek, a VP de marketing LATAM da Oracle, Carmel Borst e o diretor superintendente do Expo Center Norte, Paulo Ventura.

O planejamento é um dos pontos mais importantes na realização de um evento, portanto ele deve ser o primeiro passo a ser tomado logo depois do recebimento do briefing com os detalhes do projeto. Um planejamento eficiente precisa reunir informações importantes do evento como: objetivos, o público-alvo, número de participantes, orçamento, equipe necessária, serviços, divulgação, entre outras. Além disso, é fundamental descrever detalhadamente todas as ações, informando prazos e os responsáveis por executar cada tarefa. Assim, depois de finalizado, o planejamento é uma espécie de guia do evento, podendo ser consultado e atualizado conforme a demanda.

Fernando Elimelek, conta que no dia a dia da Playcorp o planejamento é bem estruturado e criativo. Para ele não é somente colocar as peças do quebra-cabeça juntas, mas sim fazer com que isso extrapole o racional e seja algo inesquecível. “É no briefing que captamos a alma do cliente e no planejamento que criamos a alma do projeto. É preciso haver uma sincronia e entendimento muito grandes entre cliente e agência, um casamento mesmo. Ambos devem ser transparentes e trabalhar juntos para um objetivo em comum.”

Vivemos hoje numa política de consumo consciente e também de diminuição de recurso financeiros, já que o Brasil atravessa uma crise financeira nos últimos anos. É sabido que as empresas não deixaram de realizar eventos, mas com budget reduzido a regra é sempre fazer mais com menos. Nesse sentido, o planejamento é um aliado até na redução de custos. “É certo que um planejamento bem elaborado faz com que a gente produza de uma forma muito mais eficaz, eficiente e econômica, ou seja com os resultados que esperamos quando montamos o projeto”, confidencia o produtor de eventos da Banco de Eventos, Audrey Martins Stefano.

A origem – a importância do briefing

Antes de realizar qualquer planejamento é necessário ficar atento ao briefing do cliente e também entender muito bem a descrição feita nesse documento. É no briefing que se compreende o objetivo de um projeto para encontrar as melhores soluções, ele também antecipa problemas e expectativas.

O briefing é um conjunto de informações que descreve o projeto como um todo, contém o histórico do clientes, público-alvo, objetivo e características do evento. É através dele que é possível criar um planejamento bem definido com as metas que devem ser alcançadas. “Um momento bastante importante ao iniciar o gerenciamento, organização e planejamento de um evento, é o briefing. Entretanto, organizadores de eventos devem saber que essa busca de informações é uma etapa de planejamento e não um fim”, diz a gerente geral de operações da CCM Congress, empresa do Grupo CCM, Juliane Santos Lumertz.

Lumertz esclarece também que no setor é preferível falar gerenciamento de eventos ao invés de organização. “Preferimos o termo gerenciamento de eventos, pois gerenciar engloba planejar, executar, verificar, agir/corrigir (PDCA) num ciclo contínuo que se retroalimenta”.

Anne Caffaro, coordenadora de eventos, da Cristália, empresa tradicional no ramo farmacêutico, contou que durante o seu tempo de atuação no mercado nunca teve problemas com o briefing mal elaborados. “Trabalhamos com um briefing diferente para cada evento e as agências que estão conosco costumam atender as necessidades do briefing que passamos. Realmente é uma ferramenta de base para começarmos a desenvolver o evento, por isso é tão importante.”

Jeitinho brasileiro para lidar com imprevistos

Costumamos dizer que no Brasil há sempre um jeito para qualquer imprevisto, damos um “jeitinho” e tudo está resolvido. O que não quer dizer que as empresas daqui sejam amadoras ou os funcionários procrastinem tarefas, até porque em um mercado tão dinâmico como no de eventos não existe mais espaço para isso.

Mesmo com o planejamento feito é praticamente impossível fugir dos imprevistos que podem acabar surgindo. “Eu não tenho mais visto por aqui falta de planejamento. Acho que o jeitinho brasileiro é a capacidade que nós temos de nos reinventar, fazer mudanças em pouco tempo. Você precisa ter flexibilidade durante o processo para mudar algumas coisas pois alguns acontecimentos pode alterar o planejamento”, comenta o diretor geral da Clarion Events Brazil, Sérgio Figueiredo Jardim.

Wilson comenta que há um lado bom e outro ruim no modo como os brasileiros lidam com os problemas. “O lado bom do jeitinho brasileiro é que você pode conseguir de uma forma criativa dar conta das dificuldades, muitas vezes, não previstas. Mas há o outro lado de deixar as coisas correrem soltas e ir consertando no meio do caminho”, disse.

Ajuda da tecnologia

Hoje em dia existem algumas ferramentas na internet que podem otimizar o trabalho realizado, e elas estão disponíveis gratuitamente. Há inúmeros aplicativos que podem substituir as velhas planilhas e que vem sendo utilizados pelas empresas para garantir agilidade e eficiência em todos os processos.

No ‘Google Drive’, você pode acessar e guardar planilhas e documentos com muita rapidez. Para fazer listas existe o ‘Wunderlist’, que é um gerenciador de tarefas simples, ele faz a sincronização imediata do seu telefone, tablet e computador e você pode acessar tarefas pendentes de qualquer lugar. Para quem precisa fazer anotações inteligentes com o auxílio de vários recursos o ‘Evernote’ é uma boa pedida. A plataforma permite a criação de tags para catalogar as notas feitas e inclui fotos ou capturas de telas nos documentos.

O coordenador de eventos da Gama Italy, Rafael Lauer, utiliza programas e aplicativos na hora de desenvolver os projetos. “Não existe bom profissional que não seja organizado e saiba planejar. Atualmente contamos com diversas ferramentas on-line para o planejamento. Alguns aplicativos permitem controlar os prazos e compartilhá-los, delegar funções, atribuir tarefas, ou seja, só não planeja quem não quer”, afirma.